八王子市の保育施設が電子契約サービス「eformsign」を導入、業務負担の軽減にサイオスペーパーレスコンテンツ

八王子市の保育施設が電子契約サービス「eformsign」を導入、業務負担の軽減に

　2023年9月27日 11:30

電子契約サービスで紙帳票の保管場所などの問題を解決

日本フォーシーエス株式会社が、提供する電子契約サービス「eformsign」について、保育施設「ぽかぽか保育園コープ高倉（所在地：東京都八王子市）」に導入されたことを、9月25日に発表している。

同園においては、これまで紙帳票を使用していたことから、長期間の保管が必要な書類の保管方法や、1回の契約で提出する書類の多さに悩みを抱えていたほか、定期監査の際に必要書類を探して用意しなければならず、保育士の負担増につながっていた。

同電子契約サービスの導入により、これまで保護者に対して郵送や手渡ししていた書類を、一度の送信で記入依頼できるようになった。また、検索性が向上し、定期監査時の必要書類をすばやく用意できるようになった。

同電子契約サービスの導入により、同園のDX化を促進。紙帳票の保管場所の問題解決や、ペーパーレス化によりコスト削減にもつながっている。

以前入力した情報は自動で入力、既存情報の更新で完了

同園においては同電子契約サービスを導入したことにより、前述の課題・問題解決以外にも、さまざまなメリットを生んでいる。

同電子契約サービスには以前の入力内容を反映する機能があり、園児の逐次食物アレルギーチェックリストの更新が必要な際にも、以前入力した情報が自動で入力され、既存の情報を更新するだけで済むため、作業時間の短縮につながっている。

また、職員が作成の文書などは、ほかの職員も閲覧ができるため、効率的な情報共有も実現。顧客カスタマイズタイプとなっているため、ユーザーごとに詳細な権限設定を行い、各園同士での情報閲覧を制限してプライバシーを守り、代表管理者によって複数の施設アカウントを同時に管理できるようになった。

更に対面による契約にも対応しており、リモートでの契約だけでなく、保護者が来園する際に契約や手続きが行えることも特徴の1つとなっている。

（画像はプレスリリースより）