KDDIエボルバ、勤務シフト管理システム導入でペーパーレス化と管理業務工数の83％削減を実現サイオスペーパーレスコンテンツ

KDDIエボルバ、勤務シフト管理システム導入でペーパーレス化と管理業務工数の83％削減を実現

　2023年7月12日 17:00

シフト希望用紙のデジタル化で業務を効率化し社員の利便性を向上

KDDIエボルバは7月6日、BPO・コンタクトセンターで働く社員のシフト管理システム「R-Shift（アールシフト）」を導入し、ペーパーレス化や業務自動化による管理業務工数の大幅削減を実現したと発表した。

同社では全国40拠点にBPO・コンタクトセンターがあり、クライアントから受託する業務単位のチームごとにスタッフのシフトを作成している。

勤務シフトを作成するには、クライアント企業の要件（稼働日・時間帯・スキル単位等）と、数百名のスタッフが希望する勤務日時を踏まえ、かつ、充足率を達成する必要がある。

シフト管理を紙とExcelで行っていた

同社では従来、スタッフにシフト希望用紙を提出してもらい、それを担当者がExcelに起こし、人数の過不足を調整してシフトを確定させていた。

しかし、チームによっては600名のスタッフが在籍しているため、毎月シフト希望用紙を集めるだけでも苦労し、シフト希望のとりまとめには3人がかりで丸2日、シフト作成には1週間かかっていたという。

シフト希望を紙で運用していたのは、スタッフの雇用契約のエビデンスとして紙の方が証明しやすいことと、スタッフ側でも「紙の方が安心」という声があったためだ。また、コンタクトセンターの特性上からも、スタッフと紙以外でやりとりするには課題があったのだという。

年間約35万枚をペーパーレス化

今回、同社はシフト管理業務の工数削減とシフト希望用紙のデジタルへの移行、勤怠システムとの連携を行うため、細かい要望に対応したシフト管理システム「アールシフト」を導入。

これにより、シフト作成は従来の9日から1日で可能となり、シフト管理業務を最大83%削減した。また、シフト希望提出や追加募集はアプリ上で可能となり、年間約35万枚のペーパーレスも実現。スタッフは生活と仕事を両立しやすくなり、働き方改革にもつながったとしている。

（画像はプレスリリースより）